Logo De Paladijn

Privacy

Privacy op Openbare Jenaplanschool De Kleine Planeet

De school heeft een informatieplicht en moet uitleggen hoe er met de gegevens over kinderen wordt omgegaan. Ouders hebben recht op volledige transparantie van de school daarover. Dit document informeert ouders over privacy op De Kleine Planeet. De tekst wordt opgenomen in de schoolgids.

Algemeen

Op Openbare Jenaplanschool De Kleine Planeet gaan wij zorgvuldig om met de privacy van onze kinderen. Dit is
vastgelegd in het privacyreglement van onze school. De gegevens die over kinderen gaan, noemen we
persoonsgegevens. Wij maken alleen gebruik van persoonsgegevens als dat nodig is voor het leren en
begeleiden van onze kinderen, en voor de organisatie die daarvoor nodig is. In het privacyreglement kunt u
precies lezen wat voor onze school de doelen zijn voor de registratie van persoonsgegevens. De meeste
gegevens ontvangen wij van ouders (zoals bij de inschrijving op onze school). Daarnaast registreren leraren en
ondersteunend personeel van onze school gegevens over onze kinderen, bijvoorbeeld cijfers en vorderingen.
Soms worden er bijzondere persoonsgegevens geregistreerd als dat nodig voor de juiste begeleiding van een
kind, zoals medische gegevens (denk aan dyslexie of ADHD).
De kindgegevens worden opgeslagen in ons (digitale) administratiesysteem ParnasSys.De vorderingen van de
kinderen worden vastgelegd in ons kindvolgsysteem ParnasSys. Dit programma is beveiligd en toegang tot die
gegevens is beperkt tot medewerkers van onze school. Omdat De Kleine Planeet onderdeel uitmaakt van
Stichting OPOD worden daar ook (een beperkt aantal) persoonsgegevens mee gedeeld in het kader van de
gemeenschappelijke administratie en het plaatsingsbeleid.
Tijdens de lessen maken wij gebruik van een aantal digitale leermaterialen. Hiervoor is een beperkte set met
persoonsgegevens nodig om bijvoorbeeld een kind te kunnen identificeren als die inlogt. Wij hebben met deze
leveranciers duidelijke afspraken gemaakt over de gegevens die ze van ons krijgen. De leverancier mag de
kindgegevens alleen gebruiken als wij daar toestemming voor geven, zodat misbruik van die informatie door de
leverancier wordt voorkomen.
Ouders hebben het recht om de gegevens van en over hun kind(eren) in te zien. Als de gegevens niet kloppen,
moet de informatie gecorrigeerd worden. Als de gegevens die zijn opgeslagen niet meer relevant zijn voor de
school, mag u vragen die specifieke gegevens te laten verwijderen. Voor vragen of het uitoefenen van uw
rechten, kunt u contact opnemen met de stamgroepleider van uw kind, of met de schooldirecteur.
Als er kindgegevens worden uitgewisseld met andere organisaties, vragen we daar vooraf de toestemming van
de ouders, tenzij we volgens de wet verplicht zijn om die informatie te verstrekken. Dat kan het geval zijn als de
leerplichtambtenaar om informatie vraagt of als het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap informatie
nodig heeft.
Voor het gebruik van foto’s en video-opnames van kinderen op bijvoorbeeld de website van de school of in de
nieuwsbrief, vragen wij altijd vooraf uw toestemming. Ouders mogen altijd besluiten om die toestemming niet te
geven, of om eerder gegeven instemming in te trekken. Als u toestemming heeft gegeven, blijven wij natuurlijk
zorgvuldig met de foto’s omgaan en wegen wij per keer af of het verstandig is een foto te plaatsen. Voor vragen
over het gebruik van foto’s en video’s kunt u terecht bij de stamgroepleider van uw kind, of bij de schooldirecteur.

Aanvullend

Om kinderen eenvoudig toegang te geven tot digitaal leermateriaal van de school, maakt De Kleine Planeet
gebruik van Basispoort. Deze software maakt het geven van onderwijs op maat via gedigitaliseerde leermiddelen
mogelijk. Het maken van bijvoorbeeld een online toets is alleen mogelijk als de stamgroepleider weet welke kind
de antwoorden heeft ingevoerd. Hiervoor zijn kindgegevens nodig. De school heeft met Basispoort een
overeenkomst gesloten waarin afspraken zijn gemaakt over het gebruik van de kindgegevens. Basispoort maakt
gebruik van de volgende set met gegevens: een identificatienummer van Basispoort, voornaam, achternaam,
tussenvoegsel, geboortedatum, kindkey, groepskey, groepsnaam, jaargroep, geslacht en het identificatienummer
van de school. Via Basispoort worden er dus geen leer- of toetsresultaten opgeslagen en/of uitgewisseld.
Basispoort geeft op haar eigen website informatie (http://info.basispoort.nl/privacy).

Extra informatie over digitaal leermateriaal

Als u wilt weten hoe de digitale leermiddelen omgaan met kindgegevens, dan kunt u dat nalezen in de
privacybijsluiters die horen bij de leermiddelen die de school gebruikt.

Inschrijfformulier

De schoolgids en de website van de school, zijn belangrijke informatiebronnen voor ouders die op zoek zijn naar
een school voor hun kind(eren). Als het uiteindelijk tot een aanmelding en/of inschrijving komt, wil de school
graag beschikken over de juiste informatie. De ouders worden gevraagd om informatie te verstrekken. Daarvoor
wordt er meestal gebruik gemaakt van een of meerdere (digitale) formulieren. Gemakshalve noemen we
formulieren ‘inschrijfformulier’. Bij het vragen naar informatie over het kind en diens ouders, is het belangrijk om
transparant te zijn wat de school doet met de verstrekte informatie.
De meeste vragen op het formulier spreken voor zich. Een aantal vragen zijn wij wettelijk verplicht aan u te
stellen. Zo vragen wij naar uw opleidingsniveau. Dit heeft te maken met de wettelijke ‘gewichtenregeling’: het
aantal leerkrachten aan onze school is mede afhankelijk van het totaal van het ‘kindgewicht’ van onze kinderen.
De gegevens die u heeft ingevuld op het inschrijfformulier, worden opgeslagen in de kindadministratie van onze
school. Uiteraard worden deze gegevens vertrouwelijk behandeld. Op onze administratie is de Wet bescherming
persoonsgegevens van toepassing. Dit betekent onder andere dat de gegevens door ons worden beveiligd, en dat de toegang tot de administratie is beperkt tot alleen personeel die de gegevens strikt noodzakelijk nodig heeft.
U heeft als ouder het recht om de door ons geregistreerde gegevens in te zien (voor zover die informatie
betrekking heeft op uw kind). Als de gegevens niet kloppen, dan mag u van ons verwachten dat wij – op uw verzoek - de informatie verbeteren of aanvullen.
Voor meer informatie over de omgang met de privacy van uw kind(eren), verwijzen wij u naar ons privacyreglement, de schoolgids en website.

Toelichting informatieplicht

De helderheid die scholen over privacy moeten geven, gaat over twee belangrijke thema’s: 

  • informatie over het privacy-beleid. Hierin wordt beschreven hoe de school in het algemeen omgaat met
    privacy. Dit is meestal vastgelegd in een privacyreglement en/of mediaprotocol;
  • over de (concrete) uitwisselingen van gegevens met andere organisaties en bedrijven, zoals met leveranciers
    van digitaal leermateriaal of leveranciers van kindinformatiesystemen.

Deze informatie is meestal opgenomen op de website en/of in de schoolgids. Het is ook mogelijk deze informatie (jaarlijks) aan ouders te verstrekken.

Volgens de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) moet de school degene over wie de persoonsgegevens gaan (de betrokkene) op de hoogte stellen van uw identiteit (schooldirecteur, bestuur en/of bevoegd gezag) en voor welk doel(en) u de persoonsgegevens verzamelt. Als de betrokkene jonger dan 16 jaar is, dan mogen volgens de Wbp alleen de wettelijke vertegenwoordigers (ouders) beslissen over de privacy van de betrokkene.
Gemakshalve gebruiken we hierna ‘ouders’.

De Wbp eist dat een school de ouders extra informeert als:

  • de verwachting van de ouders anders is: als de school persoonsgegevens gebruikt op een manier die ouders redelijkerwijs niet verwachten, is dit een reden om ouders extra informatie te geven;
  • de omstandigheden waaronder de school persoonsgegevens krijgt: ouders zijn er niet altijd van op de hoogte dat de school via een andere organisatie nieuwe persoonsgegevens heeft gekregen, het is dan noodzakelijk ouders daarvan (en indien mogelijk: persoonlijk) op de hoogte te stellen;
  • Het gebruik dat u van de gegevens gaat maken: als de gevolgen van het gebruik van de persoonsgegevens voor de kind (of diens ouders) groter zijn dan anders, is extra informatieverstrekking noodzakelijk;
  • de aard van de gegevens: hoe gevoeliger de aard van de gegevens is die u van de kind gebruikt, hoe meer reden er is om de ouders hierover gedetailleerd te informeren, denk hierbij aan het gebruik van medische gegevens.

De informatie moet vooraf aan de ouders bekend zijn gemaakt. Dat hoeft niet persoonlijk en mag dus via de website, nieuwsbrief of schoolgids. Ouders moeten ten minste zijn geïnformeerd op het moment dat de school de gegevens gaat gebruiken. De school moet er wel rekening mee houden dat de informatie iedereen moet kunnen bereiken: niet iedereen ontvangt bijvoorbeeld de digitale nieuwsbrief of heeft toegang tot (het afgesloten deel van) de website.

De informatieplicht geldt niet als:

  • de school weet dat alle ouders volledig zijn geïnformeerd. Vermoeden is niet genoeg;
  • het onevenredig veel inspanning kost om iedereen (persoonlijk) te informeren, is een alternatief voldoende (dus geen persoonlijke brief of gesprek maar bijvoorbeeld via de nieuwsbrief of website).